Ügyfél és munka felvétele, léptetése a szakaszokon
A Munkanapló egy munkát az első érdeklődéstől a lezárásig ugyanazon a lapon visz végig. A munka szakaszról szakaszra halad: a szakasz dönti el, mit rögzíthetsz rajta, és mit lát belőle a megrendelő. A napló (a fotós, napokra bontott idővonal és a riport) a Megrendelve szakasszal nyílik meg — előtte a munka egy CRM-szerű érdeklődés: hívások, találkozók, felmérés, teendők, ajánlat.
Mielőtt nekikezdesz
Szekció neve “Mielőtt nekikezdesz”- Modul: a Munkanapló külön modul, nem a Műszaknapló. Ha a menüben nem látod a Munkanapló pontot, a modul nincs bekapcsolva a szervezetednél.
- Jogosultság: megtekintéshez munkanaplo:view, felvételhez és léptetéshez munkanaplo:write. A jogot a szervezeted adminisztrátora adja meg a Jogosultságok oldalon; amíg nincs meg, a lap azt írja: „A Munkanaplóhoz nincs jogosultságod.”
- Ügyfél: magánszemély vagy cég. Ha később e-mailben akarod kiküldeni a riportot, az ügyfélnek e-mail-cím kell — ezt most is megadhatod.
A lépések
Szekció neve “A lépések”
- Nyisd meg a Munkanapló → Munkák listát, és koppints az Új érdeklődés gombra.
- Válaszd ki az ügyfelet. Vagy a Meglévő ügyfél listából választasz, vagy az Új ügyfél mezőit töltöd ki (a Név kötelező; a fajta Magánszemély vagy Cég, mellé telefon, e-mail, kapcsolattartó és cím jöhet). A kettő egyszerre nem megy.
- Add meg a munkát. A Tárgy kötelező — pl. „Fürdőszoba-felújítás”, „Tetőjavítás”; a megrendelő is látja (a haladás-oldalon és a riportban). Mellé jöhet A munka helyszíne, a Leírás és a Várható kezdés; több telephelynél a Telephely is.
- Koppints az Érdeklődés felvétele és megnyitása gombra. A munka Érdeklődés szakaszban nyílik meg.
- Rögzítsd, ami az előkészítés alatt történik. A munka-lapon a Tevékenység rögzítése panelen Hívás, Találkozó, E-mail vagy Jegyzet vehető fel (a mező: Mi történt?, a Mikor átírható). Helyszíni felméréshez a Felmérés fotókkal gomb való. Ezek mind belsők: a megrendelő nem látja őket.
- Vedd fel a következő lépést teendőként. A Teendők panelen add meg a Teendőt, a Határidőt és azt, hogy Kin múlik? (Rajtunk áll vagy Rájuk vár). A lejárt teendő a kártyán Lejárt teendő jelzést kap.
- Rögzítsd az ajánlatot. Az Ajánlat panelen az Összeg, a Pénznem, az Ajánlat dátuma és az Érvényes eddig adható meg, mellé egy PDF (legfeljebb 8 MB).
- Léptess. A Szakasz panelen a gombok a következő szakaszokat mutatják — koppints arra, ahová a munka tart (pl. Ajánlat, Megrendelve). A megnyíló ablakban a Lépés ide: … gomb hajtja végre.
Ha jól csináltad
Szekció neve “Ha jól csináltad”A munka megjelenik a Munkák listán a szakaszának megfelelő jelvénnyel, és a lap a „A munka szakasza: …” visszajelzést adja a léptetésre. A szakaszváltás idővonal-sort is ír (Szakaszváltás, pl. Ajánlat → Megrendelve), ugyanabban a mentésben — vagy mindkettő megvan, vagy egyik sem.
Amikor a házirend közbeszól
Szekció neve “Amikor a házirend közbeszól”Egyes szakaszváltások előtt a házirend feltételt kérhet — pl. Megrendelés csak ajánlattal, Megrendelés csak megrendelői e-maillel, Lezárás csak kiküldött záró riporttal. Két fokozata van:
- Figyelmeztet: a lépés megy, de megerősítést kér. Az ablak felsorolja, mire figyelmeztet a rendszer (A házirend figyelmeztet), és a gomb Megerősítem — lépés ide: … lesz. Az indoklás nem kötelező; a megerősítés és az indoklás az idővonalra és az auditnaplóba kerül.
- Tilt: a lépés nem megy (A házirend ezt a lépést tiltja). Teljesítsd a feltételt, vagy kérd az adminisztrátort, hogy módosítsa a házirendet.
A kapuk beállítása: Házirend beállítása.
Gyakori hibák
Szekció neve “Gyakori hibák”| Amit látsz | Miért | Mit tegyél |
|---|---|---|
| „Vagy meglévő ügyfelet válassz, vagy újat adj meg — a kettő egyszerre nem megy.” | A felvételnél mindkét ügyfél-mód ki van töltve. | Hagyd meg az egyiket. |
| „A megnevezés kötelező.” | A Tárgy mező üres. | Adj a munkának nevet (pl. „Tetőjavítás”). |
| „Ebből a szakaszból ide nem lehet lépni.” | A szakaszgép nem engedi ezt az ugrást. A Szakasz panel csak az engedett célokat mutatja, ez az üzenet tehát akkor jön, ha közben megváltozott a helyzet. | Frissítsd a lapot, és használd a panel gombjait. |
| „Ez a szakasz a házirendben ki van kapcsolva.” | A Felmérés, Ajánlat vagy Átadás szakaszt az adminisztrátor kikapcsolta (a gombja ilyenkor nem is látszik). | A munka a kihagyott szakasz nélkül halad; ha kell, a szakaszt a Házirendben kapcsold be. |
| „Lezárás előtt az átadás szakasz kötelező.” | Az Átadás szakasz lezárás előtt kapcsoló be van kapcsolva. | Lépj előbb Átadásba, onnan Lezárva. |
| „Add meg, miért veszett el a munka.” | Az Elveszett szakaszhoz indok kell. | Írd be a Miért veszett el? mezőbe. |
| „Szünetelésből csak a korábbi szakaszba lehet visszatérni.” | A szüneteltetett munka onnan folytatódik, ahonnan megállt. | A Szakasz panel a visszatérési pontot kínálja. |
| „A munka szakasza közben megváltozott — frissítsd az oldalt.” | Valaki más (vagy te egy másik lapon) közben léptette a munkát. | Frissíts, és nézd meg a mai szakaszt. |
| „A lista az első 500 munkát mutatja — szűkíts kereséssel vagy szakasszal.” | A lista legfeljebb 500 munkát tölt be. | Használd a keresőt (Munka, cím, ügyfél, telefon…) vagy egy szakasz-szűrőt. |
Mit érdemes tudni róla
Szekció neve “Mit érdemes tudni róla”A szakaszok sorrendje. Főág: Érdeklődés → Felmérés → Ajánlat → Megrendelve → Folyamatban → Átadás → Lezárva. A Felmérés és az Ajánlat kihagyható (az adminisztrátor ki is kapcsolhatja őket), az Átadás kapcsolható be. Mellékágak: a Szünetel (bármely nyitott szakaszból; visszatérni csak oda lehet, ahonnan megálltál) és az Elveszett (csak a megrendelés előtt vagy a Megrendelve szakaszban; az újranyitás Érdeklődésbe visz). Átadás szakaszból Folyamatban-ra is visszaléphetsz (javítási kör). A Lezárva végállapot: a munka csak olvasható (lásd Megosztás és lezárás).
Mi látszik a megrendelőnek? A tevékenységek (hívás, találkozó, e-mail, jegyzet, felmérés) és a rendszer-sorok mindig belsők. A megrendelő csak a napló-bejegyzésekből látja azokat, amelyeket megosztásra jelöltél.
Az ügyfél több munkája. Egy ügyfélhez több munka tartozik; az Ügyfelek fülön az ügyfél-lapon látod az összes munkáját (a lezártakat és az elveszetteket külön).
Rossz ügyfél a munkán? A munka-lap fejlécében az ügyfél neve mellett az Ügyfél cseréje gombbal másik meglévő ügyfelet választhatsz, vagy újat adhatsz meg. A munka minden adata marad; a riport-kiküldés ezután az új ügyfél e-mail-címére megy. Lezárt munkán az ügyfél nem cserélhető.
Tevékenység javítása. Egy elírt hívást, találkozót, e-mailt vagy jegyzetet az idővonalon a sor Szerkesztés linkjével javíthatsz (szöveg, fajta). Lezárt vagy elveszett munkán nem szerkeszthető.