PDF-riport címzettek beállítása

A lezárt naplóból készült PDF-et a rendszer a beállított időben e-mailben kiküldi a címzetteknek. Itt állítod be, kik ők (név + e-mail), és hogy melyik telephely, melyik üzem naplóját kapják.

Mielőtt nekikezdesz

• Jogosultság: címzett-kezelési jog — tenant_role:manage.
• Hol találod: a kezelőfelület PDF és email fülén.

A lépések

Címzett hozzáadása a Kontaktokhoz. A telephely-választó alapból az aktív telephelyen áll, nem a „Minden telephely”-en — állítsd be tudatosan.

1. Nyisd meg a PDF és email fület.
2. A Kontaktoknál add meg a címzett Nevét és Email-címét.
3. Több telephelynél válaszd ki a telephelyet: „Minden telephely” = minden telephely naplójából külön levelet kap, vagy válaszd ki azt az egyet, amelyiknek a naplóját kapnia kell.
4. Több üzemnél válaszd ki az üzemet: „Minden üzem” = a telephely összes üzeme, vagy egy konkrét üzem.
5. Kattints a Hozzáadás gombra.
6. Állítsd a „Ha senki nem véglegesített” szabályt — mi történjen, ha egy műszakban nem zárták le a naplót (kimenjen-e a PDF, és milyen tartalommal).

A két hozzárendelés együtt szűr

„Üzem-hozzárendelésnél csak az adott üzem naplóját kapják.” A telephely és az üzem külön szűrő, és egyszerre érvényesek: „Minden telephely” + „Minden üzem” = a szervezet összes lezárt naplójáról kap levelet (telephelyenként és műszakonként külön PDF-et); egy konkrét telephely + „Minden üzem” = csak annak a telephelynek a naplói. A címzett neve mellett jelvényként látszik, mi van beállítva — ez az igazság forrása, ellenőrizd itt.

Mikor és honnan megy ki — a szint számít

A Kontaktok listája közös: minden telephely címzettje egy listában van, a szintet a soron kiválasztott telephely adja. A kiküldés viszont (automatikus küldés be/ki, késleltetés, e-mail-sablon, fájlnév) szintenként állítható — a fül tetején látod, melyiket szerkeszted: „Melyik szintet szerkeszted? A Cég-alap MINDEN telephelyre érvényes; az aktív telephely CSAK arra (a többit a fejléc telephely-váltójával éred el).”

Ez azt jelenti: hiába „Minden telephely” a címzett, ha egy telephelyen a saját szintjén ki van kapcsolva az „Automatikus kiküldés a műszak vége után”, onnan nem indul levél. Ilyenkor válts arra a telephelyre a fejlécben, és nézd meg a telephely szintjét is.

Ha jól csináltad

A beállított időben a rendszer kiküldi a lezárt napló PDF-jét a címzetteknek — telephelyenként és műszakonként külön levelet, saját PDF-csatolmánnyal. A PDF kinézetét a riport-sablon adja; a címzettek listáját itt kezeled.

Idegen nyelvű címzett — fordítás (add-in)

Ha a fordítás add-in be van kapcsolva és van engedélyezett cél-nyelv, a címzett-űrlapon megjelenik egy nyelv-választó. Alapja „A dokumentum nyelvén” — ekkor a címzett a szokásos, forrásnyelvű PDF-et kapja, fordítás nélkül. Ha egy nyelvet választasz, az a címzett a beállított időben a hiteles magyar PDF mellé megkapja a saját nyelvére fordított PDF-et és a kísérőlevelet is azon a nyelven. A magyar dokumentum marad az irányadó, és mindig mellékelve van — a fordítás jelölt, tájékoztató réteg fölötte.

Két különböző „nyelv” — ne keverd össze

A Címzettek itt külsős e-mail-címzettek (nem kell hozzájuk OPEREX-fiók): nekik e-mailben megy a (fordított) PDF. Ez nem azonos a „Kik látják lefordítva a naplót” listával a Fordítás al-fülön — az appon belüli felhasználó, aki a felületen, egy váltóval olvassa a naplót a saját nyelvén (nem kap e-mailt).

1. Kapcsold be a fordítást és engedélyezz legalább egy cél-nyelvet a PDF és email fül Fordítás al-fülén (Cél-nyelvek). Ott kezeled az appon belüli olvasókat és a szakszó-glosszáriumot is.
2. A Kontaktoknál a címzett sorában válaszd ki a nyelvet (a nyelv a neve mellett jelvényként látszik).
3. Mentsd. Innentől az a címzett a hiteles magyar PDF mellé a saját nyelvén is megkapja a riportot.

Nyelvet csak engedélyezett nyelvre állíthatsz

Egy címzetthez csak olyan nyelv rendelhető, amit a Fordítás al-fülön előbb engedélyeztél. Ha a nyelv nincs engedélyezve — vagy az add-in ki van kapcsolva —, a nyelv-választó meg sem jelenik, és a címzett a forrásnyelvű PDF-et kapja.

Fényképek a PDF-ben

A napló-PDF fénykép-állását (nincs kép · bélyegkép · nagy kép) ugyanezen a fülön, a Megjelenés alfülön állítod. A váltás a már elkészült PDF-eket nem generálja újra, csak a mostantól készülőkre hat. Részletek: Fényképek beállítása.

Gyakori hibák

Amit látsz	Miért	Mit tegyél
Nincs „PDF és email” fül	Nincs meg a tenant_role:manage jogod.	Kérd az adminodtól.
A címzett nem kapta meg a PDF-et	Rossz e-mail, spam, vagy nem zárták le a naplót időben.	Ellenőrizd a címet; a „Ha senki nem véglegesített” szabály dönti el, mi történik zárás nélkül.
Csak az egyik telephely PDF-je jön meg	A címzett egy konkrét telephelyhez van rendelve (a neve melletti jelvény mutatja).	Állítsd a telephely-választót „Minden telephely”-re a címzett sorában (ceruza ikon → mentés).
Egy telephelyről semmi nem jön, pedig „Minden telephely” a beállítás	Azon a telephelyen nincs aktív, időzített műszakrend (idő nélkül a rendszer nem tudja, mikor ér véget a műszak), vagy a telephely szintjén ki van kapcsolva az automatikus kiküldés.	Nézd meg a telephely műszakrendjét, majd a telephely szintjén a kiküldést.
Egy címzett minden üzem PDF-ét megkapja	Nincs üzemhez rendelve („Minden üzem”).	Rendeld a megfelelő üzemhez, ha csak azt kell kapnia.
A címzett a magyar PDF-et kapja, pedig más nyelvet állítottam	A fordítás add-in ki van kapcsolva, vagy az a nyelv nincs engedélyezve.	Kapcsold be az add-int, és engedélyezd a nyelvet a Fordítás al-fülön; utána állítsd be a nyelvet a címzett sorában.
Nincs nyelv-választó a címzett-űrlapon	Nincs bekapcsolt fordítás add-in vagy engedélyezett cél-nyelv.	Ez rendben van, ha nem használsz fordítást. Ha kell, engedélyezz egy nyelvet a Fordítás al-fülön.

Kapcsolódó

Riport-sablon összeállítása (a napló-PDF)A PDF kinézete, amit a címzettek kapnak.

Lezárt naplók megtekintése és a PDFUgyanez a PDF az archívumban is elérhető.