Mit kap a külső címzett az ütemezett riportban?
Az ütemezett riport PDF-je e-mailben megy ki — és a címzettek között lehet olyan is, aki nem a szervezeted felhasználója (pl. a tulajdonos képviselője, egy auditor, egy alvállalkozó vezetője). Ez a cikk azt magyarázza el, mekkora adatot kap egy ilyen külső címzett, hogyan dönti el a rendszer, ki belső és ki külső, és kié a felelősség. A beállítás lépéseit az Ütemezett riport beállítása cikk írja le.
Ki számít belsőnek, és ki külsőnek?
Szekció neve “Ki számít belsőnek, és ki külsőnek?”A címzett-mező alatt a lap ezt mondja ki: „Belső címzett = a szervezet aktív felhasználója, aki ezt a telephelyet is eléri. Minden más címre üzemi adat megy a szervezeten kívülre — elküldjük, de megjelöljük.“
- Belső az a cím, amelyik a szervezet aktív felhasználójáé, és ez a felhasználó eléri az ütemezés telephelyét.
- Külső minden más cím. A levél kimegy neki — a külső címzett nem hiba, hanem tudatos döntés, amit a rendszer megjelöl.
- Ha egy cím a szervezet felhasználójáé, de az illető ma már nem aktív, vagy nem éri el a telephelyet, ő nem kap levelet — a Kiküldések naplóban a neve mellett ez áll: „már nincs hozzáférése”. A rendszer ezt minden kiküldés előtt újra megnézi: aki a fiókja letiltásával vagy a telephely-hozzáférése megvonásával elvesztette a hozzáférését, az adatot levélben sem kapja meg — akkor sem, ha a mentéskor még belső volt.
Mekkora adatot kap a külső címzett?
Szekció neve “Mekkora adatot kap a külső címzett?”A válasz azon múlik, hogy telephely-szintű vagy cég-szintű nézetet ütemeztél.
| Az ütemezett nézet | Amit a riport összesít | A külső címzett hatása |
|---|---|---|
| Telephely-szintű | Az ütemezés sorának telephelyét. | Nincs hatása: ugyanazt az egy telephelyet kapja, mint mindenki más. |
| Cég-szintű (belső címzettel is) | Azokat a telephelyeket, amelyeket a felelős (az ütemező) és minden belső címzett elér — a metszetüket. | Nem szűkít. A külső címzett ugyanazt a dokumentumot kapja, mint a belsők. |
| Cég-szintű, csak külső címzettel | A felelős összes telephelyét. | Ilyenkor a teljes cég-szintű összesítés megy ki. |
Egy kiküldés egy dokumentum: minden címzett ugyanazt a PDF-et kapja, és a PDF megnevezi, mely telephelyek adatát összesíti.
Példa. A szervezetnek három telephelye van: Nyírmező, Hegyalja és Tartálypark. Az ütemező mindhármat eléri.
- Cég-szintű nézet, címzettek: egy belső kolléga, aki Nyírmezőt és Hegyalját éri el, plusz egy külső cím → a riport Nyírmező + Hegyalja összesítése. A belső kolléga hozzáférésén túli adat levélben sem mehet ki, ezért a Tartálypark kimarad — a külső címzett is ezt a kettőt kapja.
- Ugyanez a nézet csak a külső címmel → a riport mindhárom telephelyet összesíti, és mentéskor a lap figyelmeztet: „A külső címzett a teljes cég-szintű összesítést kapja (3 telephely) — a címzettért a beállító felel.“
Hogyan kezeli ezt a rendszer?
Szekció neve “Hogyan kezeli ezt a rendszer?”- Csak kezelő adhatja hozzá. Ütemezést — és így külső címzettet — csak analytics:manage jogú felhasználó menthet.
- Figyelmeztet, nem tilt. A külső cím mellett a lap kimondja: „Külső címzett: {lista} — üzemi adat megy a szervezeten kívülre.“ Cég-szintű nézetnél azt is, hány telephely összesítését kapja. Az ütemezések listájában a sor mellett is ott áll: „Külső címzett: {n} — üzemi adat megy a szervezeten kívülre.”
- A felelősség a beállítóé. A külső címzett felvétele a beállító (vagy a rendszergazda) döntése — a rendszer nem kérdezi meg a külső felet, és nem ellenőrzi, kinek mi járna. Ha a külső fél kevesebbet láthat, ütemezz neki telephely-szintű nézetet, vagy tegyél mellé olyan belső címzettet, akinek a hozzáférése a megfelelő telephelyekre szűkíti a halmazt.
- Minden kiküldés nyomon követhető. A „Kiküldések” napló rögzíti, mikor, kinek, mi ment ki, és ki nem kapta meg („Nem kapta meg: {lista}“). A „Kiküldött PDF” pontosan azt a dokumentumot nyitja meg, amit a címzettek kaptak — de csak annak, aki a benne összesített telephelyeket eléri (különben: „A kiküldött PDF más telephelyek adatát is tartalmazza — nincs hozzáférésed.“).
- Leállítás: a külső címzettet a címzett-listából törölve, vagy az ütemezést inaktiválva állítod le. Külön leiratkozó link az ütemezett riport leveleiben nincs.
Mikor számít ez — és mikor nem?
Szekció neve “Mikor számít ez — és mikor nem?”- Telephely-szintű nézetnél a külső címzett semmin nem változtat: ugyanazt az egy telephelyet kapja.
- Cég-szintű nézetnél belső címzettel együtt sem kap többet a belsőknél — a halmazt a belsők hozzáférése szabja meg.
- Cég-szintű nézet, csak külső címzettel: ez az egyetlen eset, amikor a külső fél a felelős teljes hozzáférését kapja összesítve. Ezért mondja ki a lap a telephelyek számát mentéskor.
Kapcsolódó
Szekció neve “Kapcsolódó”Ütemezett riport beállítása (PDF e-mailben)A lépések: nézet, ritmus, címzettek, futtatás most, kiküldési napló.
Nézet (dashboard) összeállításaTelephely- és cég-szintű nézet, saját és közös láthatóság.