Ütemezett riport beállítása (PDF e-mailben)

Az Ütemezés lap azt intézi, hogy a kimutatás magától érkezzen — a lap saját szavaival: „Az ütemezés automatikusan, e-mailben elküldi a kiválasztott elemzési nézet PDF-jét a megadott gyakorisággal (pl. hetente hétfő reggel), mindig a legfrissebb, lezárt időszak adataival — így a vezetőség kézi export nélkül kapja a friss üzemi képet a postaládájába.“

Mielőtt nekikezdesz

• Jogosultság: analytics:manage — az ütemezés a szervezet nevében küld levelet, ezért kezelési jog kell hozzá.
• Előfeltétel: egy mentett nézet. „Előbb ments el egy nézetet a Nézetek lapon: az ütemezés ahhoz tartozik.“ A kimenő PDF a nézet PDF-sablonját követi (ha testreszabtad, azt).

A lépések

1. Nyisd meg az „Ütemezés” lapot az elemzés tab-sávjából, és kattints az „Új ütemezés” gombra.
2. Válaszd ki, mi menjen: a „Melyik nézet” a mentett nézetek közül választ; a „Milyen időszakról” a felbontást adja (hét/hónap/…), a „Melyik időszak” pedig azt, hogy „az előző (lezárt)“ vagy „a folyó (részleges adat!)” időszak menjen ki. Lezárt beszámolóhoz az előzőt válaszd — a folyó időszak számai még változnak.
3. Add meg a ritmust: „Milyen gyakran” — naponta · n naponta · hetente · havonta —, hozzá a „Mikor (helyi idő)“ időpont, hetinél „A hét napja”, havinál „A hónap napja”.
4. Írd be a címzetteket a „Címzettek (vesszővel vagy soronként)“ mezőbe. A felület megkülönbözteti a belsőt és a külsőt: „Belső címzett = a szervezet aktív felhasználója, aki ezt a telephelyet is eléri. Minden más címre üzemi adat megy a szervezeten kívülre — elküldjük, de megjelöljük.”
5. Mentsd el („Ütemezés mentése”), és hagyd az „Aktív” kapcsolót bekapcsolva. Ha ki akarod próbálni, a „Futtatás most” gomb azonnal kiküldi — a visszajelzés: „A pillanatkép kiment.“

Egy időszakra egy kiküldés

A kiküldés idempotens: „Egy időszakra csak EGY kiküldés történik, akkor is, ha kézzel is elindítod.“ A „Futtatás most” ezért nyugodtan nyomható — duplán sosem megy ki („Erre az időszakra már kiment — nem küldtük ki újra.“).

Ha jól csináltad

Az ütemezés sora mutatja az állapotot: „legutóbb: {at}“ és „legközelebb: {at}”. A „Kiküldések” napló pedig mindent rögzít: „mikor, kinek, mi ment ki. Minden sorból megnyitható PONTOSAN az a PDF, amit a címzettek kaptak.“

Gyakori hibák

Amit látsz	Miért	Mit tegyél
„Külső címzett: {list} — üzemi adat megy a szervezeten kívülre.“	A címzett nem a szervezet aktív, telephelyet elérő felhasználója.	Ez figyelmeztetés, nem hiba — a levél kimegy. Gondold át, valóban külsőnek szánod-e.
„A riport célja (a mentett nézet) már nem létezik — valószínűleg törölték.“	Az ütemezés nézetét törölték.	„Válassz új nézetet az ütemezéshez; addig nem küldünk ki semmit.“
„Részben ment ki: volt címzett, akihez nem jutott el.“	Egy vagy több cím kézbesíthetetlen.	A soron látod a hibát — javítsd a címet, és futtasd újra.
„A levélküldő szolgáltatás nincs beállítva a szerveren — EGYETLEN riport sem tud kimenni.“	Szerver-oldali konfiguráció hiányzik.	„Az időszak nem veszett el: a beállítás után újra futtatható.“ Szólj az üzemeltetőnek.
„Valaki más közben átírta ezt az ütemezést — a mentést nem hajtottuk végre.“	Két szerkesztő dolgozott ugyanazon az ütemezésen.	Frissítsd a lapot, nézd meg a mostani állapotot, és utána mentsd újra.

Mit érdemes tudni róla

• A futtató a szerveren belül él. „A kiküldés a szerveren belüli ütemezővel fut (egy alkalmazás-példány). Szerver-újraindításkor egy futás kimaradhat — ezért látod minden sornál, mikor futott utoljára.“ Ha kimaradt, a „Futtatás most” pótolja.
• A kiküldött PDF megőrződik. A Kiküldések naplóból a „Kiküldött PDF” pont azt nyitja meg, amit a címzettek kaptak — audit-vitában ez a hiteles példány. (Ha a tárolás a kiküldéskor nem sikerült, a sor ezt ki is mondja.)
• Inaktiválás ⟂ törlés: az „Inaktiválás” csak szünetelteti (a beállítás megmarad), az „Ütemezés törlése” végleges — a már kiküldött naplóbejegyzések viszont megmaradnak, „Törölt ütemezés” jelöléssel.

Kapcsolódó

Nézet (dashboard) összeállításaA kimenő PDF tartalma — a nézet és a PDF-sablon itt készül.

Export összeállítása és mentéseHa táblázat kell, nem PDF: CSV/Excel kézi vagy mentett exporttal.