Személy-törzs: munkavégzők, kiadók és okmányaik

A Személy-törzs a munkavégzők és a kiadók okmányainak nyilvántartása — orvosi alkalmasság, oktatás, szakvizsga, lejárattal. Ebből dolgozik a kompetencia-ellenőrzés: kiadáskor a végzők okmányai, a kiadó megbízása, és a kockázatértékelés jóváhagyójának munkavédelmi szakképesítése.

Mielőtt nekikezdesz

• Jogosultság: sablonok és házirend kezelése — ptw:manage.
• Hol találod: a Személy-törzs fül (Személy- és kompetencia-törzs), három alfüllel: Személyek · Kompetencia-fajták · Import.

A törzs önmagában nem tilt semmit — a házirend dönt

Hogy a kiadás mit kezd a törzzsel, azt az Engedély-beállítások → Házirend-kapuk fül dönti el. Az induló OPEREX javasolt profilban:

• Munkavégzők kompetencia-lejárata — Tilt (Enyhe: Ki · Szigorú: Tilt);
• Kiadói oktatás és írásos megbízás — Tilt (Enyhe: Ki · Szigorú: Tilt);
• Egy fő egyszerre egy FUTÓ engedélyen — be (Enyhe: ki · Szigorú: be);
• A jóváhagyónak munkavédelmi végzettsége legyen — Ki (csak a Szigorú profilban Tilt).

A kompetencia-kapuk tehát a javasolt profilon már szólnak: a hiány nem állítja meg a kiadást, de indoklást kér, és az indok az aláírás-láncba kerül. Az okmányok állapotát a lap a telephely naptára szerinti mai naphoz méri (ezt ki is írja).

A lépések

Egy kinyitott személy: fent az adatai a Kapcsolt felhasználó mezővel, alatta az okmányai és az új okmány felvétele.

1. Telepítsd az okmány-fajtákat. A Kompetencia-fajták alfülön az Alap-fajták telepítése hozza a gyári fajtákat, és megmondja, hányat: „… új kompetencia-fajta telepítve; … már létezett (azokat nem írtuk felül).“ Saját fajtát az Új fajta alatt veszel fel: Fajta (címke), Kulcs, Érvényesség (hónapban), Okmányszám kötelező → Fajta felvétele.

2. Vegyél fel egy személyt. A Személyek alfülön az Új személy gombbal: Név · Cég · Azonosító · Telefon · Születési dátum (nem kötelező) · Munkaviszony vége · Kapcsolt felhasználó · Saját dolgozó → Személy felvétele.

3. Kösd a felhasználóhoz, ha belépő kolléga. Ha a személy egyben az alkalmazás felhasználója (kiadó, értékelő), a Kapcsolt felhasználó mezőben válaszd ki. A kiadói és az értékelői kompetencia-kapu ezen a linken át találja meg az okmányait.

4. Rögzítsd az okmányokat. A sor Okmányok gombja kinyitja a személyt. Az Okmány hozzáadása alatt: Fajta · Okmányszám · Kiállítás · Lejárat → Hozzáadás. Ha a lejáratot üresen hagyod, a fajta érvényességéből számoljuk (ha van kiállítási dátum). Az okmányhoz a Fájl csatolása gombbal PDF-et vagy képet tölthetsz fel.

5. Kövesd az állapotot. Az Okmány-állapot oszlop a személy legrosszabb okmányát mutatja: Érvényes · Hamarosan lejár · Lejárt · Nincs okmány.

6. Tömeges felvételhez használd az Importot. Az Import alfülön xlsx vagy csv fájlból veszi fel a személyeket és az okmányaikat. Alapból száraz futás: előbb megmutatja, mit tenne, és csak az Írás is pipával ír. A fel nem ismert oszlopokat kiírja.

Ha jól csináltad

A személy megjelenik a listában az okmány-állapotával. Az engedély-piszkozaton a végző neve mező már megtalálja („Kötés a személy-törzshöz: …“), a kötött sor mellett pedig „Kötve a személy-törzshöz” áll. A kockázatértékelés szerkesztőjében a jóváhagyó ezt látja: „Munkavédelmi szakképesítésed érvényes.“ — ha a jóváhagyói kapu be van kapcsolva (az OPEREX javasolt profilban Ki).

Ha egy kapu hiányt talál, a kapu üzenete és az engedély lapjának tetején álló sáv (ahol a kiadó a kiadás kapuit előre látja) az okmány fajtájának nevét mondja — a Kompetencia-fajták alfülön megadott címkét, az archivált fajtáét is —, nem a belső kulcsát. Ha a sablon olyan fajtára hivatkozik, amely nincs felvéve, ezt így írja ki: „„…” (nem felvett kompetencia-fajta)“.

Gyakori hibák

Amit látsz	Miért	Mit tegyél
„Ehhez a felhasználóhoz már tartozik másik személy-rekord. Egy felhasználóhoz egy személy köthető.“	A fiók már egy másik személyhez van kötve (a választóban is jelölve: „… — már ehhez a személyhez van kötve: …“).	Keresd meg azt a személyt, és ott módosítsd a kötést.
„Ez az azonosító (vagy ugyanez az okmány) már szerepel a törzsben.“	Duplikált azonosító vagy okmány.	Keresd meg a meglévőt a keresőmezővel.
„Előbb telepítsd vagy vedd fel a kompetencia-fajtákat.“	Még nincs okmány-fajta.	1. lépés.
„A dátumot ÉÉÉÉ-HH-NN alakban add meg.“	Hibás dátum.	Pl. 2027-03-31.
Import: „A fájlban nincs „név” oszlop …“ vagy „Nem találtunk kompetencia-oszlopot a fájlban.”	A fájl szerkezete nem ismerhető fel.	Hosszú alak: soronként egy okmány (név · cég · azonosító · kompetencia · szám · kiállítás · lejárat). Széles alak: soronként egy ember, és minden további oszlop egy fajta (a cellában a lejárat).

Mit érdemes tudni róla

• Két azonos nevű ember egy cégnél valós eset, ezért az import alapból csak azonosító szerint egyeztet. A Név + cég alapján is egyeztess a meglévő törzzsel pipával ezt bővítheted — a száraz futás előbb kiírja, kiket érintene.
• A fajta kulcsa a stabil azonosító (a sablonok kelléklistája erre hivatkozik); a címke szabadon átírható — a kapu-üzenetek és a sáv mindig a mai címkét mutatják.
• Cég- és személy-kártya: ha megvan a ptw:report_people jogod (és az Elemzés modul), a személy neve a személy-kártyára visz: az engedélyei, órái, problémái és lejáró jogosultságai egy helyen. A kártya nem teljesítményértékelés — lásd a kapcsolódó cikket.
• Archiválás, nem törlés: az Archiválás után a személy kikerül a választókból és a kapu-ellenőrzésből, de a korábbi engedélyek nyoma megmarad. Egy okmány archiválása után a kapu nélküle értékel.

Kapcsolódó

A kockázatértékelés bevezetéseMiért kell a személy ↔ felhasználó kötés a jóváhagyói kapuhoz.

Házirend-kapukA kompetencia-kapuk bekapcsolása.

Munkaengedély-sablonokA kelléklista: kinek milyen okmány kell.

Engedély igényléseA végző kötése a piszkozaton.

Cég- és személy-kártyaEgy ember vagy egy cég engedélyei, órái és lejáró jogosultságai egy helyen.